Вы просматриваете: Главная > Советы со всего света > Как организовать горячую линию

Как организовать горячую линию

Сейчас «горячая линия» стала обширно распространенной формой информирования населения о услугах и товарах. Ее деятельно применяют и большие компании-производители, и торговые сети, и представители среднего бизнеса. Такие мероприятия довольно часто организуют органы и государственные учреждения федеральной и региональной власти для разъяснения гражданам какого-либо вопроса .

Сущность «горячей телефонной линии» не зависит от статуса ее инициатора и сводится к следующему: человек по телефону задает вопрос и сразу же приобретает на него компетентныйответ.
Как организовать горячую линию

Вопрос «Кто поет? » — 2ответа
Вам пригодится

  • — помещение;
  • — отдельный телефонный номер либо телефонные номера;
  • — штат сотрудников.

Инструкция
1
Выясните время и срок работы «горячей телефонной линии» вашей организации. Она возможно постоянной, периодической либо аккумуляторная, круглосуточной либо с фиксированным временем приема звонков. Длительность зависит от тех целей, каковые вы желаете достигнуть. К примеру, интернет-провайдер заинтересован в обеспечении собственных клиентов постоянной круглосуточной телефонной помощью.

В институте же «горячую телефонную линию»целесообразно устроить во время вступительных экзаменов и лишь в дневное время.
2
Выберите метод приема звонков: сомостоятельно либо через сотрудников специальных call-центров. В последнем случае вы избавите себя от многих технических неприятностей.

Но личная «горячая линия» уменьшает время на устранение недочётов в работе. Звонки клиентов принимают ваши сотрудники, каковые прекрасно осведомлены о производственных нюансах и смогут скоро связаться с нужными экспертами для уточнения спорных вопросов. К тому же, начав с любого варианта, со временем вы сможете поменять механизм работы «тёплый линии» на более эргономичный.

3
Решив применять лишь внутренние ресурсы, позаботьтесь о выделении отдельных телефонных номеров для «горячей телефонной линии» на целый срок ее действия. Посетите пара операторов стационарной и сотовой связи, действующих в вашем регионе.

Выясните следующие моменты: цена одной 60 секунд беседы, наличие абонентской платы, возможность подключения многоканального номера, наличие легко запоминающихся номеров, размер скидки при долгом сотрудничестве,условия досрочного расторжение соглашения, территория уверенного приема сигнала для мобильных операторов и т.д. С самая подходящей компанией заключите контракт.
4
Выделите отдельное помещение для сотрудников «горячей телефонной линии».

Оборудовать помещение необходимо эргономичной компьютерной техникой и офисной мебелью. Обеспечьте операторам выход в интернет, предоставьте отдельный адрес электронной почты. Этим вы повысите эффективность сотрудничества операторов с другими экспертами компании. По возможности организуйте электронную регистрацию поступающих звонков. В случае если у вас нет особой компьютерной программы, возможно вести учет на базе любого табличного редактора, к примеру, Excel.

5
Подготовьте сотрудников «горячей телефонной линии». Выберите грамотных, инициативных экспертов, владеющих аналитическим складом и хорошей реакцией ума. Дополнительным плюсом вычисляйте доброжелательность и стрессоустойчивость. Вашим сотрудникам предстоит общаться с различными людьми, оперативно разрешать сложные, вероятно кроме того конфликтные, ситуации. Продумайте график работы каждого, четко выясните окончания работы и время начала, обеденный паузу.

В обязательном порядке включите пара дополнительных 10-15-минутных перерывов, на протяжении которых работники смогут выйти из кабинета и, что именуется, «перевести дыхание».
6
Создайте советы по ведению телефонных переговоров. Оператор обязан первым приветствовать позвонившего клиента, четко сказать свой имя и название организации либо фамилию.

После этого спросить, к примеру, «Чем могу вам оказать помощь?» и пристально выслушать человека, не перебивая его и задавая уточняющие вопросы. Продумайте кроме этого единую формулировку окончания беседы.
7
Предоставьте каждому оператору перечень других контактов и телефонов сотрудников организации и список вопросов, каковые находятся в их компетенции.

Попытайтесь спрогнозировать самые острые темы, с которыми смогут столкнуться работники «горячей телефонной линии», проанализируйте их заблаговременно и подготовьте пара вариантов ответов.
8
Прорекламируйте вашу «горячую телефонную линию». Поместите объявления в газетах, изданиях, на радио и телевидении.

Помните о «сарафанном радио», не уступающем по эффективности классическим СМИ: говорите приятелям, друзьям, клиентам о ваших замыслах, просите их передать данные своим привычным. Напечатайте телефон «горячей телефонной линии» на упаковке вашей продукции либо на особых листовках, каковые возможно расклеить на досках объявлений либо раздать на улице.
9
Проанализируйте работу «горячей телефонной линии» спустя семь дней по окончании ее открытия.

К этому времени у вас накопится достаточно материала для определения сильных и не сильный сторон проводимого мероприятия.

Митап «Голосовые технологии: как организовать «горячую линию» для НКО». Часть 1.

Релевантные статьи:

  • Как организовать частный сыск в 2017 году

    Если вы имеете аналитические свойства либо стаж работы в следственных органах, вы имеете возможность попытаться собственные силы в детективном бизнесе,…

  • Как организовать офисный переезд?

    Переезд, не имеет значения офисный либо домашний, постоянно вызывает лишь стресс, и занимает он в большинстве случаев большое количество времени: все…

  • Как организовать бизнес по продаже

    Любой бизнес по-своему уникален и неповторим. Но у любого бизнеса по продаже товаров имеется неспециализированные изюминки, от ответа которых зависит ваш…

Метки: ,

Обсуждение закрыто.